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信息时代下加强高校学生档案管理之我见

(作者未知) 2010/7/14

   摘要:当前高校学生档案管理工作已经不能适应现代高等教育管理发展的要求,存在许多问题,而传统的档案管理方法和手段无法解决,充分利用现代办公手段,结合信息时代人事档案管理理惫,加强学生档案管理,提高档案利用率就显得尤为重要。
   关键词:档案管理;问题;信息化;利用率
   高校学生档案作为学生综合素质,家庭经济状况等主要原始资料,同时记录学生在大学阶段学习、生活、实殴的经历。档案管理工作作为学生管理工作的一部分,对培养学生的竞争意识,调动学生的积极性有重要作用,面对学生择业观念变化,就业流动性加强等实际情况,加强学生档案管理,提高档案利用率,为日后建立其他类型的人事档案奠定基础,为国家和社会选拔人才提供依据显得尤为重要。
   当前高校的学生档案管理工作,具体存在以下问题:
   一、认识欠缺,意识淡薄
   由于学校对学生档案缺少宣传、即使有了宣传教育,内容形式也单一,学生对档案内容了解甚少,对档案的重要性认识不到位,加上现在就业形式多样,有的学生毕业后进入私营、外资、合资企业不需要档案,导致学生认为档案可有可无,档案意识淡薄。
   二、体制不顺,模式落后
   (一)由于高校的重视程度不够,学生档案管理部门归口不一,有的放在院档案室综合管理,有的放在院学生处统一管理,有的放在各个系分散管理,各行其是[1],这样混乱的结果导致学生档案无专人负责,学生档案管理工作是推诿扯皮,漏洞百出。
   (二)现在的档案管理基本是传统的手工操作,实体管理,收集材料数量多,整理强度大,效率低,归档材料收集困难,得不到及时补充,无法保证材料的完整性和延续性。
   三、内容不全面,形式不统一
   (一)由于我省实行网络招生,只需网上阅档录取,不需要纸质档案[2]。新生入学材料像高中学籍鉴定,团组织关系等很容易被忽视,甚至出现有的学生无档案,致使一些新生归档材料内容不全面。加上由于各高中学校归档材料范围不同,学生原始资料形式不统一,比如有的学校给了十几页的成长记录,有的学校给了几十张综合素质报告册。
   (二)没有明确的归档范围和标准。如有的学生成绩是原件,有的学生成绩是复印件,有的学生部分材料上盖系公章代替院公章等归档范围混乱[3],另外还缺少反映学生实殴材料(像志愿服务、社会实践等材料),缺少反映学生实际客观材料(像学生的诚信度、处分及撤消等)。反映不了学生的客观实际情况。不利于对学生的全面了解,
   四、管理不透明,开发利用率低
   在传统的档案管理中,过分强调档案的特殊性、保密性,人为剥夺了学生对自己档--案的知情权,[4]严重降低学生的积极性,加上缺少专业档案管理人才、专门的现代设备和管理软件,导致档案材料从入学时临时收集,堆积放置,到毕业时突击整理,完成传递。丰富的档案资源,几乎没有被开发和利用过。[5]
   在信息时代的今天,随着数字化、网络化水平的提高,我认为从以下几个方面加强高校学生档案管理:
   一、制度保障,加大宣传,强化档案意识
   1 由于国家缺少相关的学生档案管理制度,而档案材料的形成牵涉到很多管理部门,这就需要学校制定符合档案管理必要的规章制度。强调档案工作的性质、任务、特点,使学生档案管理工作有章可循,有责必究,走上规范有序的轨道。
   2 从新生入校宣传着手,在寄发新生录取通知书的时候,附带档案宣传材料,并利用学校给新生发放的手机号码,通过短信平台。提前宣传;另外强化校内宣传,利用现代媒体手段如:校园网络、校内广播、宣传橱窗等让学生明白档案管理是加强素质教育和向社会输送人才的大事,强化档案意识。
   二、改变模式,创新体系,加强信息时代的学生档案管理
   (一)学校可以根据实际情况,建立相对“集中统一”[6]模式,指定专门学生管理机构负责,有条件的可以配置专业人员,这样既可以节省资源,又可防止责任推诿。另外还要充分利用电子计算机技术,实行档案的“双套制”管理模式,所谓“双套制”指电子文档归档的同时,要将其内容以纸制打印件形式加以归档管理,形成两种介质、两套内容同一档案[7],电子、纸质文档相结合。确保归档材料的安全性。
   (二)按照信息时代下档案管理“条块结合” 的思路,创新体系,提高档案管理的效率。在条上可以按照信息时代的人事档案微观管理体系,[8]根据学生实际情况和特点不同,专门划分贫困生档案,特殊学生档案,痴迷网络学生档案等不同类别,构建有机管理整体。在块上可以按照人事档案宏观管理体系[9]。以科学、实用为标准,按照年级进行划分。新生入学时,档案材料侧重入学材料的规范整理,可以根据档案法统一理论,设计形式统一、内容统(未完,下一页

  

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